في إطار سعيه المستمر نحو تعزيز جودة الخدمات الأكاديمية والإدارية،عقد قسم التسجيل والشؤون الطلابية في الجامعة اجتماعه الدوري صباح يوم السبت الموافق 2025/05/03، برئاسة السيد رئيس القسم مؤيد سمير الخفاف المحترم، حيث جرت مناقشة عدد من الملفات المهمة المتعلقة بشؤون الطلبة والإجراءات الإدارية، وذلك في إطار الاستعداد المبكر للعام الدراسي 2025–2026.

استُهل الاجتماع بعرض موجز للمحاور الأساسية المطروحة، والتي شملت التحقق من صحة صدور وثائق الطلبة الخريجين والطلبة المرشحين للتخرج ، حيث تم التأكيد على اعتماد إجراءات دقيقة تشمل التدقيق اليدوي والإلكتروني للوثائق والمستمسكات الرسمية ضمن أرشيف الطلبة، بما يضمن سلامة العملية الإدارية ومصداقية الوثائق الصادرة.

مناقشة ملف تدقيق الفحص الطبي للطلبة، استنادًا إلى التوجيهات الوزارية، حيث سيتم تدقيق ملفات الفحص الطبي للطلبة للعامين الدراسيين 2023–2024 و2024–2025، مع التأكيد على متابعة تنفيذ التبليغات الخاصة عبر القنوات الرسمية.

وشهد الاجتماع أيضًا تداول آخر تحديثات النظام الوزاري SIS، حيث تم توجيه المعنيين بتدقيق بيانات الطلبة وفق التحديثات الأخيرة، التي تشمل ( اضافة الطلبة من المراحل الدراسية ما بعد المرحلة الاولى _ قبول طلبات الاضافة _ تدقيق اسم الام والمواليد حسب السنة ) ، إلى جانب تعيين منسق من القسم يتولى متابعة الطلبات بالتنسيق مع مسجل الكلية.

وفي جانب آخر، ناقش الاجتماع آليات التعامل مع تخفيضات سماحة المتولي الشرعي للعام الدراسي 2024–2025، حيث تم عرض مقترحات حول أفضل السبل لإنجاز هذه المعاملات، وتشكيل فريق متخصص يتولى متابعتها وتدقيق الطلبات المقدمة.

وفي إطار التحضيرات للعام الدراسي الجديد، تم استعراض دليل التسجيل والشؤون الطلابية بصيغته النهائية، إضافة إلى مناقشة عرض تقديمي شامل لمنجزات القسم خلال العام السابق، وتحديد أبرز الخطوات التنظيمية المعتمدة في التسجيل واستقبال الطلبة الجدد.

وفي ختام الاجتماع، تم إصدار عدد من التكليفات الإدارية المتعلقة بالمهام الخارجية، بما يشمل الإيفادات المرتبطة بمعاملات الجامعات والوزارات، حسب متطلبات العمل وتفرغ الموظفين.

وأكد السيد مؤيد سمير الخفاف في ختام الاجتماع على أهمية التكاتف والعمل بروح الفريق لضمان جاهزية القسم للعام الدراسي الجديد، مشددًا على الالتزام بتقديم خدمات أكاديمية وإدارية تليق بمستوى الجامعة وطلبتها.